Yleistä joukkueiden taloushallinnosta
Seuran kirjanpitoa hoidetaan myös joukkuekohtaisesti. Joukkueen tulee tehdä toimintakaudelle (1.6.
– 31.5.) budjetti, joka tulee olla vanhempainkokouksen hyväksymä.
Jokaisen joukkueen on kausittain suoriuduttava kaikista sitoumuksistaan. Joukkueen toimikauden
menot eivät voi olla tuloja suuremmat, kun huomioidaan myös edelliseltä kaudelta siirretyt varat.
Yksittäiset joukkueet ovat vastuussa joukkueiden kaikista kuluista mukaan lukien valmentajien ja
muiden toimihenkilöiden kustannukset sekä vuosittain perittävistä hallituksen vahvistamista Nivala
Cowboys ry:n hallintokuluista.
Joukkueiden johtajat vastaavat seuraan päin budjetoinnista, raportoinnista, kulujen ja tulojen oikeel-
lisuudesta sekä tarvittavasta vanhempien informoinnista. Joukkueiden kulut ja tulot kirjataan Cow-
boysin kirjanpitoon, jolloin kulujen ja tulojen tositteineen on oltava kunnossa.
Budjetoitavia kuluja ovat yllämainittujen lisäksi urheilullisesta toiminnasta muodostuvat kustan-
nukset, kuten tilavuokrat, matkakustannukset, tuomaripalkkiot, ruokailut ym. Myös joukkueiden
varustehankinnat on budjetoitava (esim. pelipaidat, edustus takit, verryttelyasut).
Varojen hankinta toteutetaan joukkueenjohtajan johdolla.
Talousarvion mukaisista kausimaksuista ja muista pelaajilta perittävistä maksuista tehdään
lasku Jopoxissa ja laskutetaan Jopoxilla.
Joukkueet voivat tilata vain urheilutoimintaan liittyviä varusteita ja tuotteita.
Kaikki joukkueen rahat ja omaisuus, joka on kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omai-
suutta, joka on joukkueen käytössä. Tätä omaisuutta ei saa luovuttaa, lahjoittaa tai myydä eteenpäin.
Joukkueelle kerätyt rahat (yhden kauden toimintaan) ovat joukkuekohtaisia. Kauden aikana joukku-
eesta toiseen (Cowboysin sisällä) siirtyvän pelaajan mahdollisesti mukana seuraavasta rahasummas-
ta sopivat ao. joukkueenjohtajat ja pelaajan vanhemmat. Jääkiekkoliiton tuet siirtyvät pelaajan mu-
kana.
Nivala Cowboysilla on sopimus Urheilupiste Anttilan kanssa seuratuotteiden tilaamisesta. Pelipaidat, pelisukat ja nimilaput tilataan Tacklalta.
Budjetointi
Lopulliset budjetit on toimitettava Cowboys ry:n puheenjohtajalle elokuun 10.päivään mennessä.
Budjetoitaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota joukkueen kassavirtaan. Joukkueilla on aina oltava vähintään 300 euroa tuloslaskelman ylijäämää (tulosta) tilapäismaksuja varten. Kustannusten jaossa pelaajien vanhempien kesken on pyrittävä tasapuolisuuteen. Jos esimerkiksi pelaajia käy muun ikäluokan peleissä (nuoremman/vanhemman), on näiden pelaajien täysimääräisesti osallistuttava myös sen joukkueen kustannuksiin, jossa he tilapäisesti pelaavat. Mikäli pelaaja kauden aikana siirtyy pysyvästi toiseen joukkueeseen, siirtyy hänen velvoitteensa lähdön jälkeisen kuukauden alusta lähtien uuteen joukkueeseen. Kyseisten joukkueiden johtajat sopivat keskenään mahdollisesta rahansiirrosta joukkueiden välillä. Mikäli joukkueenjohtajat eivätp ääse asiasta yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia seuran hallituksen kanssa. Mikäli vanhaan joukkueeseen on jäänyt miinusta, on se pelaajan joka tapauksessa hoidettava pois.
Seuranta ja raportointi
Joukkueenjohtajat seuraavat ja ovat vastuussa budjetin toteuttamisesta. Joukkueenjohtajat vastaavat joukkueiden varainhankinnasta. Kuten on jo aiemmin todettu, on kassavirtaan kiinnitettävä erityistä huomiota, jottei joukkueen toimintaan tule yllättäviä katkoksia. Missään olosuhteissa ei hyväksytä negatiivista tuloslaskelmaan perustuvaa alijäämää (tulosta). Heti, kun joukkueen alijäämää ilmenee, aloittaa joukkueenjohtaja yhdessä vanhempien kanssa alijäämän syyn selvittämisen ja tekee tarvittaessa uuden laskelman vanhemmilta kerättävistä korotetusta kuukausimaksusta.
Joukkueen rahastonhoitaja
Rahastonhoitaja on joukkueen pelaajien vanhempien valitsema henkilö, joka vastaa joukkueen talouden hoidosta. Rahastonhoitajan tulee tehtävässään noudattaa lakeja ja asetuksia sekä seuran toimintaperiaatteita. Rahastonhoitajalla on käyttöoikeus joukkueen tiliin. Rahastonhoitaja:
pitää joukkueenjohtajan ajan tasalla joukkueen taloustilanteesta
laatii yhdessä joukkueenjohtajan kanssa joukkueen kausi budjetin
hyväksyttää joukkueenjohtajalla joukkueelle tulevat laskut
maksaa joukkueen laskut ajallaan
tekee ja lähettää Jopoxilla laskut, esim. kausimaksut, osallistumismaksut ja sponsori maksut
valvoo kausimaksujen kertymistä pelaaja kohtaisesti, muistuttaa maksamattomista maksuista
toimittaa kopion (kuva riittää) jossa näkyy maksupäivä ja tarvittavat henkilötiedot makse-
tusta kulukorvauksesta, palkkiosta ym, seuran rahastonhoitajalle välittömästi kun maksu on
suoritettu. (Kirjataan tulorekisteriin)
tulostaa tiliotteet
kuukausittain
toimittaa tositteet
ja tiliotteen tilitoimistoon
(Helmitaulu)
joka kuukauden 15. päivä mennessä
Seuran taloudenhoitaja opastaa ja kouluttaa joukkueiden rahastonhoitajia tarpeen mukaan
Joukkueen rahaliikenne
Joukkueilla on erilliset tilit Nivala Cowboys ry:n konsernitilin alapuolella. Vain näitä virallisia tilejä ja ainoastaan näitä saa käyttää Cowboysin toiminnassa ts. mitään ulkopuolisia joukkueen yksityisiä tai yhdistys tilejä ei saa olla! Tälle tilille joukkueet keräävät pelaajilta tulevat maksut ja tiliin myönnetään käyttöoikeus joukkue eeseen valitulle rahastonhoitajalle. Nimetty henkilö saa myös tunnukset, joilla hän voi seurata tilitapahtumia, tulostaa tiliotteen Joukkueen omaa tiliä ei voi eikä saa käyttää missään tapauksessa omaan henkilökohtaiseen käyttöön. Tilinkäyttöoikeuden joukkueen tiliin myöntää seuran johtokunta. Joukkueen rahastonhoitajan vaihtuessa tilin pankkitunnuksia ei saa luovuttaa suoraan uudelle rahastonhoitajalle. Näissä tilanteissa pankkitunnukset luovutetaan seuran taloudenhoitajalle, joka kouluttaa uuden rahastonhoitajan ja antaa uudet tunnukset uudelle rahastonhoitajalle. Joukkueenjohtajan on varmistuttava, että joukkueen tilillä on tarpeeksi rahaa aiottuja maksuja varten.
Joukkueen tulot
Joukkueet ovat vastuussa omien kulujen maksamisesta sekä joukkueen osuudesta Nivala Cowboys ry:n hallinto kustannuksista. Näiden kulujen kattamiseksi joukkueenjohtajat keräävät pelaajien vanhemmilta rahaa kustannusten kattamiseksi tai hankkivat tuloja talkootöillä, pelipaita mainoksilla, turnauksilla, joukkue-esitteillä jne. Joukkueilla on varainhankintaan myös Cowboysin toiminnan kautta esim., kalenteri myynneillä, yksittäisillä tempauksilla jne. Yhdistyslain (ry) mukaan kaikki eri aktiviteeteilla (mainokset, tempaukset, talkoot jne.) kerätyt rahat ovat joukkueen yhteisiä varoja eikä niitä saa käyttää henkilökohtaisiin hyvityksiin.
Pelaajien vanhemmilta kerättävät maksut on sovittava erikseen budjetoitujen kustannusten pohjalta. Varainkeruussa on muistettava, että tilillä olevat varat ovat joukkueen varoja. Pelaajat joukkueessa voivat vaihtua kaudesta toiseen, jolloin vuosittain vanhemmilta kerättävät maksut eivät saa nousta yli vuotuisten kulujen. On siis pyrittävä tasapuolisuuteen. Kaikkea hankittua rahaa ei ole syytä (pakko) kuluttaa, vaan on järkevää jättää osa rahasta seuraavaa kautta varten. Vanhempiin ikäluokkiin mennessä kustannukset kasvavat ja aikaisemmin kertyneet rahat helpottavat niihin liittyviä paineita. Jäljellä oleva rahamäärä näkyy alkusaldona joukkueella alkavan kauden tuloslaskelmassa. Joukkueenjohtajalla on velvollisuus seurata joukkueelle tulevien maksujen suorittamista ja heidän tulee muistuttaa asianomaisia maksuviiveistä. On tärkeää huomioida, että joukkueella on mahdollisuus käyttää ainoastaan tilillä olevia varoja, ei siis vielä laskutuksessa olevia mahdollisia tulo ja etukäteen.
Rahoituksen ja yritystukien hankinta
Joukkueet voivat hankkia lisärahoitusta tekemällä talkootyötä, myymällä mainoksia esim. seuravaatteisiin. Tukijoiden hankkiminen on tapahduttava hyvien tapojen mukaan. Seura voi rahoittaa toimintaansa talkootöillä. Talkootyöllä kerätyt varat ovat seuran käytössä. Jokaiseen talkootyöhön tulee nimetä vastuuhenkilö, joka pystyy raportoimaan tarvittaessa seuran johdolle talkootyön eri vaiheista (reklamaatiot, kyselyt jne.) Joukkueiden osallistuminen seuran talkootöihin on välillä välttämättömyys. Näiden talkootöiden taloudellisen tuoton jaosta päättää seuran hallitus erikseen.Talkootyön määritelmä:Talkoisiin osallistuminen on aina vapaaehtoista. Kaikki saadut korvaukset tulevat lyhentämättöminä seuralle/joukkueelle. Talkootyöstä ei koskaan makseta työntekijälle palkkiota, vaan kerätyt varat ovat seuran/joukkueen käytössä. Talkootyöstä saatava hyöty on siis jaettava aina laajemmalle piirille kuin työn suorittajille
Joukkueen menot
Joukkueelle tulevat laskut maksetaan joukkueen tililtä. Maksun käytännön suorituksen tekee joukkueen rahastonhoitaja. Laskujen käsittelyn helpottamiseksi joukkueenjohtajat varmistavat laskujen oikeellisuuden (esim. kuittaamalla laskun paikan päällä) ennen sen lähettämistä rahastonhoitajalle. Laskussa tulee näkyä sen joukkueen tunnus/nimi, jota se koskee. Ostokuitin ja mahdollisen tositteen joukkueenjohtaja toimittaa allekirjoitettuna rahastonhoitajalle. Ruokailuista ja majoituksista on liitteenä oltava osallistujaluettelo, josta selviää myös ajankohta, matkakohde ja tarkoitus. Urheiluseuran kuluihin ei kuulu alkoholilaskut.
Toimihenkilö-korvauksen, matkakorvausten ja tuomaripalkkioiden maksaminen Toimihenkilö-korvauksen maksaminen. Tätä käytetään myös muille kuin toimihenkilöille maksetuista satunnaisista kulukorvauksista.
Joukkueet ja jaostot eivät saa antaa alennuksia toimihenkilöilleen heidän junioreiden kausimaksuista vastineeksi heidän tekemästään vapaaehtoistyöstä seurassa vaan joukkue tekee seuran suosituksia noudattaen päätöksen maksettavasta toimihenkilö korvauksesta. Nivala Cowboys ry voi maksaa toimihenkilöilleen toimihenkilö korvauksia kilometrikorvauksina ja päivärahoina. Jotta ko. korvaus olisi verotonta, maksaminen toteutetaan tämän ohjeen mukaisesti. Jaostossa ja joukkueessa maksun saaja täyttää matkalaskun, johon merkitsee todelliset matkat ja päivärahat. Laskun voi tehdä sopivin väliajoin riippuen kauden alussa hyväksytystä korvaussummasta. Matka lasku pitää hyväksyttää seuraavasti: Joukkueen toimihenkilön laskun hyväksyy allekirjoituksellaan joukkueenjohtaja. Joukkueenjohtajan laskun hyväksyy seuran rahastonhoitaja. Valmennuspäällikön laskun hyväksyy seuran puheenjohtaja ja. Tämän jälkeen hyväksytty lasku maksetaan ja toimitetaan kopio tai kuva seuran rahastonhoitajalle, alkuperäinen lasku jää joukkueen tai jaoston rahastonhoitajan mappiin toimitettavaksi tilitoimistoon.
Tuomarimaksujen maksaminen
Tuomarimaksuja ei saa maksaa käteisellä tai suoraan joukkueen rahastonhoitajan toimenpitein.
Tuomari tekee kirjallisen laskun, jossa pitää näkyä tuomarin nimi, sotu, osoite, ja eroteltuna tuomaripalkkio, päiväraha ja kilometrikorvaus sekä sarjataso. Tuomarilaskut jätetään jäähallille postilaatikkoon, joka sijaitsee tuomareiden pukutilassa. Seuran taloudenhoitaja maksaa laskun yksilöintitietojen mukaan oikean joukkueen tililtä.
Päivärahaoikeuden syntyminen
Päivärahaoikeus syntyy, jos matka suuntautuu yli 15 kilometrin päähän lähtöpisteestä. Korvausten enimmäismäärät 1.1.2023 alkaen ovat: kokopäiväraha (matkan kesto yli 10 tuntia) 48,00 € osapäiväraha (matkan kesto yli 6 tuntia) 22,00 € kilometrikorvaus oman auton käytöstä 0,53 €/km, kyydissä olevista matkustajista voi saada korotusta 4 senttiä.
Lopetettavan joukkueen rahat
Jos lopettavalle joukkueelle jää kauden päätteeksi rahaa, niin summa jaetaan seurassa toisessa joukkueessa jatkavien pelaajien henkilöluvun mukaan ja siirretään siinä suhteessa niille joukkueille joihin pelaajat menevät. Rahaa ei saa siirtää takaisin pelaajille. Siirryttäessä seurasta toiseen tai harrastuksen loppuessa rahat eivät missään tapauksessa siirry pelaajan mukana.
Taloudesta informointi pelaajien vanhemmille
Kaikkien tulee toiminnassaan muistaa, että joukkueiden kustannukset maksavat pelaajien vanhemmat joko suoraan tai epäsuoraan talkoilla, mainostuloilla yms. Heidän tulee olla riittävästi informoituja sekä joukkueen että seuran toiminnasta. Joukkueenjohtajien velvollisuus on tiedottaa pelaajien vanhempia riittävän usein. Kuluvaan pelikauteen liittyvän tiedottamisen lisäksi on tärkeää informoida etukäteen riittävällä tarkkuudella seuraavan vuoden toiminnan laajuus ja siitä aiheutuvat kustannukset. Poikkeamat kaikista sovituista suunnitelmista on tiedotettava ajoissa. Nivala Cowboys ry informoi omista pelisäännöistään ja arvoistaan vanhemmille kohdistetuissa tilaisuuksissa ja omissa seurajulkaisuissaan.
Nivala Cowboys ry - Nuorissa on tulevaisuus
